Le notaire, en sa qualité d'officier public, est chargé de l'établissement des différents actes permettant de parvenir au règlement des successions, à leur liquidation et partage. Il dresse l'acte de notoriété établissant la preuve de la qualité d'héritier (article 730.1 Code civil). Un notaire peut et doit évidemment s’enquérir auprès des héritiers connus et des proches du défunt, consulter le livret de famille et les actes d’état civil. Selon la jurisprudence, il ne doit pas se contenter des déclarations des successibles ou des proches du défunt ; il lui incombe de vérifier la plausibilité des affirmations qui lui sont faites, au moyen des éléments dont il dispose.

Si ces éléments sont insuffisants, les notaires font appel aux services de Coutot-Roehrig en leur adressant un mandat de recherche d’héritiers et en leur donnant les documents et les informations à leur disposition. Ce mandat définit la mission confiée à Coutot-Roehrig. Cette mission peut être de rechercher la totalité des héritiers du sang ; de vérifier ou certifier une dévolution successorale ; de rechercher un ou plusieurs héritiers inconnus des autres; de rechercher des légataires ; de rechercher les personnes dont il connaît l'identité mais qu'il ne parvient pas à localiser ; de rechercher les ayants droit de biens immobiliers restés sans maître.